CÔNG TY EBARA và các công ty liên kết (sau đây gọi tắt là "Tập đoàn") thừa nhận, với tư cách một doanh nghiệp, Tập đoàn có trách nhiệm xã hội phải bảo vệ phù hợp thông tin cá nhân do mình nắm giữ; trong quá trình thu thập, sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân, Tập đoàn sẽ chấp hành "Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân" và các luật và quy định hiện hành khác về bảo vệ thông tin cá nhân và bảo vệ quyền riêng tư, những thông lệ được chấp nhận rộng rãi là hợp lý, phù hợp cũng như các hướng dẫn v.v. về xử lý thông tin cá nhân, và sẽ xử lý thông tin cá nhân một cách phù hợp.
Ngoài ra, Tập đoàn EBARA sẽ giải thích rõ các quy tắc và quy định về xử lý thông tin cá nhân, và cố gắng hết sức đảm bảo tất cả người lao động nhận thức rõ những quy tắc và quy định này để xử lý thông tin cá nhân một cách phù hợp.
Thông tin cá nhân được hiểu là địa chỉ, tên, số điện thoại và thông tin khác có thể định danh một cá nhân cụ thể (kể cả những thông tin thuộc phạm vi "Thông tin Cá nhân" theo định nghĩa tại Điều 4 của Quy định chung về Bảo vệ Dữ liệu của Liên minh châu Âu (sau đây gọi tắt là "GDPR")).
Tập đoàn EBARA sử dụng thông tin cá nhân vào những mục đích và căn cứ vào những cơ sở pháp lý sau đây.
（1）Thông tin về đối tác kinh doanh
(Tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử, nơi làm việc, địa chỉ công tác, phòng ban, chức vụ, v.v.)
１
Cần xử lý thông tin cho mục đích thực hiện hợp đồng trong đó chủ thể dữ liệu là một bên giao kết hợp đồng
・
Để phục vụ ký kết và thực hiện các hợp đồng, trong đó có cung cấp hàng hóa và dịch vụ và công tác quản lý sau khi ký kết hợp đồng
・
・
・
・
・
・
・
・
・
２
Cần xử lý thông tin để phục vụ những lợi ích hợp pháp được Tập đoàn EBARA hoặc bên thứ ba theo đuổi.
・
・
・
・
・
・
・
・
・
Phục vụ các mục đích khác quy định tại mục "5. Chia sẻ thông tin cá nhân"
３
Căn cứ vào sự đồng ý của chủ thể dữ liệu
・
Để phục vụ sản phẩm hàng hóa và dịch vụ thông qua phân tích lịch sử duyệt trang thông tin điện tử của Tập đoàn EBARA
(2) Thông tin về cổ đông
(Tên, địa chỉ, số cổ phần nắm giữ, ngày mua, v.v.)
１
Cần xử lý thông tin để chấp hành nghĩa vụ pháp lý trong đó Tập đoàn EBARA là đối tượng phải chấp hành;
・
・
２
Cần xử lý thông tin để phục vụ những lợi ích hợp pháp được Tập đoàn EBARA hoặc bên thứ ba theo đuổi
・
Để phục vụ những chủ thể có tư cách cổ đông
・
(3) Thông tin tuyển dụng
(Tên, địa chỉ, giới tính, ngày sinh, v.v.)
１
Cần xử lý thông tin để phục vụ những lợi ích hợp pháp được Tập đoàn EBARA hoặc bên thứ ba theo đuổi
・
・
・
・
・
・
Trường hợp đơn vị cung ứng không muốn cung cấp thông tin cá nhân cho Tập đoàn EBARA, đơn vị cung ứng có thể không cung cấp thông tin cá nhân cho Tập đoàn EBARA; tuy nhiên, việc không cung cấp thông tin cá nhân có thể ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ của Tập đoàn EBARA hoặc việc thực hiện hợp đồng.
Tập đoàn EBARA lưu trữ thông tin tuyển dụng với thời hạn tối đa bảy năm sau khi nghỉ hưu và, thời hạn tối đa một năm sau khi kết thúc hoạt động tuyển dụng đối với những ứng viên bị loại. Các thông tin cá nhân khác sẽ chỉ lưu trữ trong thời hạn cần thiết để đạt được mục đích thu thập và sử dụng thông tin liệt kê trên đây. Thời hạn lưu trữ cụ thể sẽ được quyết định trên cơ sở xem xét mục đích thu thập và sử dụng thông tin cá nhân, loại thông tin cá nhân, và sự cần thiết phải duy trì thông tin cá nhân để phục vụ yêu cầu pháp lý hoặc yêu cầu hoạt động.
Tập đoàn EBARA sẽ không cung cấp thông tin cá nhân cho bất kỳ bên thứ ba nào, trừ những trường hợp sau đây; tuy nhiên với điều kiện là, việc cung cấp thông tin phát sinh do hoạt động sử dụng chung hoặc ký gửi sẽ không thuộc phạm trù tiết lộ hoặc cung cấp thông tin cho bên thứ ba:
(1)
Có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu;
(2)
Theo pháp luật hoặc quy định của mỗi nước;
(3)
Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người và khó có thể có được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu;
(4)
Trong trường hợp đặc biệt cần thiết để nâng cao sức khỏe cộng đồng hoặc tăng cường hoạt động giáo dục trẻ em, trong đó khó có thể có được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu;
(5)
Trong trường hợp cần có sự phối hợp để Nhà nước hoặc các tổ chức sự nghiệp sở tại, v.v. thực thi công vụ, trong đó sự đồng ý của chủ thể dữ liệu có thể gây cản trở việc thực thi công vụ; hoặc
(6)
Cung cấp trong trường hợp kế thừa hoạt động sản xuất kinh doanh do sáp nhập, chia tách doanh nghiệp, chuyển giao hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc vì những lý do khác.
Tập đoàn EBARA có thể ủy thác một số hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và cung cấp thông tin cá nhân cho nhà thầu phụ trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng. Trong trường hợp này, Tập đoàn EBARA sẽ quản lý và giám sát đầy đủ các đơn vị thuê ngoài, bao gồm việc ký kết hợp đồng xử lý thông tin cá nhân với đơn vị thuê ngoài.
Các loại hình đơn vị thuê ngoài có thể được cung cấp thông tin cá nhân ví dụ như các đơn vị tư vấn, tuyển dụng, công ty cung cấp dịch vụ đám mây và các công ty tổ chức tập huấn đào tạo.
Tập đoàn EBARA sẽ chia sẻ thông tin cá nhân như sau:
(1)
Chia sẻ thông tin giữa các công ty thuộc Tập đoàn
Để có thể cung cấp đầy đủ hàng hóa và dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh do Tập đoàn EBARA xử lý (sau đây gọi chung là "hàng hóa và dịch vụ") xuyên suốt Tập đoàn, chúng tôi sẽ chia sẻ trong nội bộ Tập đoàn những thông tin cá nhân cung cấp cho Tập đoàn EBARA như sau, chỉ khi cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh và được pháp luật cho phép.
１
Phạm vi đối tượng chia sẻ thông tin
Tập đoàn EBARA (kể cả những công ty ở nước ngoài thuộc Tập đoàn)
※Vui lòng tham khảo các công ty thuộc Tập đoàn ở Nhật Bản tại đường dẫn này và các công ty thuộc Tập đoàn ở nước ngoài tại đường dẫn này.
２
Mục đích sử dụng của đối tượng chia sẻ thông tin
・
・
・
・
・
・
・
・
・
・
・
・
・
・
・
Phục vụ các trường hợp cần thiết để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn EBARA
３
Những thông tin cá nhân sẽ chia sẻ
・
・
・
・
・
・
４
Người chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân
CÔNG TY EBARA
Địa chỉ: 11-1 Haneda-Asahi-cho, Ota-ku, Tokyo
Người đại diện: Masao Asami, Chủ tịch kiêm TGĐ
(2)
Chia sẻ thông tin liên hệ như danh thiếp giữa các công ty thuộc Tập đoàn
Tập đoàn EBARA sẽ chia sẻ thông tin cá nhân sau đây, như trao đổi danh thiếp giữa đối tác kinh doanh và người lao động của Tập đoàn và chia sẻ thông tin liên hệ trong phần chữ ký thư điện tử cung cấp cho người lao động của Tập đoàn EBARA với các công ty trong nước hoặc ở nước ngoài thuộc Tập đoàn.
１
Phạm vi đối tượng chia sẻ thông tin
Tập đoàn EBARA (kể cả những công ty ở nước ngoài thuộc Tập đoàn)
※ Vui lòng tham khảo các công ty thuộc Tập đoàn ở Nhật Bản tại đường dẫn này và các công ty thuộc Tập đoàn ở nước ngoài tại đường dẫn này.
２
Mục đích sử dụng của đối tượng chia sẻ thông tin
・
・
・
・
・
・
・
３
Những thông tin cá nhân sẽ chia sẻ
・
・
・
・
・
・
・
Thông tin về cách thức đối tác kinh doanh sử dụng trang thông tin điện tử của Tập đoàn EBARA, trong đó có cookie và nhật ký hoạt động trên trang thông tin điện tử của chúng tôi,
４
Người chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân
CÔNG TY EBARA
Địa chỉ: 11-1 Haneda-Asahi-cho, Ota-ku, Tokyo
Người đại diện: Masao Asami, Chủ tịch kiêm TGĐ
(3)
１
Phạm vi đối tượng chia sẻ thông tin
Tập đoàn EBARA và các công ty hợp tác được chúng tôi ủy thác một số công việc liên quan đến cung cấp hàng hóa và dịch vụ
２
Mục đích sử dụng của đối tượng chia sẻ thông tin
・
・
・
・
・
３
Những thông tin cá nhân sẽ chia sẻ
・
Tên
・
Thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại/số fax, địa chỉ thư điện tử, v.v.)
・
Thông tin nơi làm việc (tên công ty, tên phòng ban, chức danh, địa chỉ, số điện thoại/số fax, địa chỉ thư điện tử, v.v.)
・
Nội dung các câu hỏi, yêu cầu, hàng hóa và dịch vụ và lịch sử mua hàng khác, thông tin về nội dung hợp đồng, thông tin sử dụng hàng hóa, v.v.
４
Người chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân
CÔNG TY EBARA
Địa chỉ: 11-1 Haneda-Asahi-cho, Ota-ku, Tokyo
Người đại diện: Masao Asami, Chủ tịch kiêm TGĐ
Tập đoàn EBARA có thể cung cấp thông tin cá nhân cho công ty ở nước ngoài thuộc Tập đoàn. Trong trường hợp này, công ty thuộc Tập đoàn EBARA sẽ thực hiện những biện pháp cần thiết để truyền tải thông tin ra nước ngoài phù hợp với pháp luật và quy định của mỗi quốc gia.
Một số công ty ở nước ngoài thuộc Tập đoàn thực hiện tiếp nhận thông tin cá nhân tại nước thứ ba chưa có chứng nhận đầy đủ của Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản hoặc Ủy ban châu Âu, nhưng Tập đoàn EBARA đã ký kết hợp đồng truyền dữ liệu với các công ty thuộc Tập đoàn thực hiện chia sẻ thông tin để bảo vệ đầy đủ Thông tin Cá nhân.
Trong trường hợp này, Tập đoàn EBARA sẽ thực hiện những biện pháp bảo vệ phù hợp yêu cầu về truyền dữ liệu quốc tế, như các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của Liên minh châu Âu.
Vui lòng tham khảo các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của Liên minh châu Âu tại đường dẫn này.
(1)
Xây dựng Chính sách về Quyền riêng tư
・
Chính sách về Quyền riêng tư được xây dựng nhằm đảm bảo xử lý phù hợp thông tin cá nhân và thông báo cho đầu mối liên hệ để giải quyết các vấn đề và khiếu nại
(2)
Xây dựng nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân
・
Xây dựng các nguyên tắc bảo vệ thông tin cá nhân áp dụng cho các phương thức xử lý, người quản lý/nhân viên phụ trách, và nhiệm vụ của người quản lý/nhân viên phụ trách tại mỗi giai đoạn thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa, tiêu hủy, v.v.
(3)
Biện pháp kiểm soát an ninh có hệ thống
・
Bổ nhiệm người chịu trách nhiệm về xử lý dữ liệu cá nhân (Cán bộ Giám sát Bảo vệ Thông tin Cá nhân).
・
Giải thích rõ về nhân viên xử lý dữ liệu cá nhân và phạm vi dữ liệu cá nhân sẽ được nhân viên xử lý dữ liệu cá nhân xử lý.
・
Thiết lập hệ thống thông báo cho Cán bộ Giám sát Bảo vệ Thông tin Cá nhân về sự việc hoặc dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc nội quy
・
Thực hiện tự kiểm tra định kỳ tình trạng xử lý thông tin cá nhân, và cho các phòng ban và đơn vị bên ngoài thực hiện hoạt động kiểm tra khi cần.
(4)
Biện pháp kiểm soát an ninh về nhân sự
・
Tổ chức tập huấn định kỳ cho người lao động về những vấn đề cần lưu ý trong xử lý thông tin cá nhânn
・
(5)
Biện pháp kiểm soát an ninh vật lý
・
Tại khu vực xử lý thông tin cá nhân, thực hiện các biện pháp kiểm soát người lao động ra vào và hạn chế các loại thiết bị v.v., được mang vào, và ngăn chặn người không có thẩm quyền tiếp cận thông tin cá nhân.
・
Thực hiện các biện pháp phòng chống trộm cắp hoặc mất thiết bị, phương tiện điện tử, tài liệu, v.v., có xử lý thông tin cá nhân.
・
Thực hiện các biện pháp ngăn chặn thông tin cá nhân dễ dàng bị nhận diện khi mang theo thiết bị, phương tiện điện tử, v.v., có xử lý thông tin cá nhân, kể cả khi di chuyển trong phạm vi văn phòng làm việc.
(6)
Biện pháp kỹ thuật kiểm soát an ninh
・
Thực hiện kiểm soát truy cập để hạn chế quy mô nhân sự phụ trách và thông tin cá nhân được xử lý
・
Áp dụng cơ chế bảo vệ các hệ thống thông tin có xử lý thông tin cá nhân khỏi bị truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc từ phần mềm trái phép.
(7)
Hiểu rõ môi trường bên ngoài
・
Tập đoàn EBARA thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin sau khi tìm hiểu về hệ thống bảo vệ thông tin cá nhân tại nước ngoài, nơi đặt máy chủ đám mây lưu trữ một phần thông tin cá nhân.
Những hệ thống chính để bảo vệ thông tin cá nhân tại nước ngoài có thể tìm thấy trên trang thông tin điện tử của Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân sau đây.
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku
Tập đoàn EBARA sẽ không sử dụng thông tin cá nhân được cung cấp để đưa ra quyết định tự động, kể cả việc thu thập hồ sơ.
Thông tin cá nhân đối với người dưới 16 tuổi khi cung cấp phải có sự đồng ý của người giám hộ
Quý khách hàng có thể có các quyền sau đây theo pháp luật hoặc quy định hiện hành liên quan đến thông tin cá nhân của quý khách hàng đang được Tập đoàn EBARA nắm giữ:
(1)
Yêu cầu thu hồi sự đồng ý;
(2)
Yêu cầu tiết lộ thông tin, đính chính, bổ sung hoặc xóa thông tin cá nhân;
(3)
Yêu cầu ngừng sử dụng hoặc xóa thông tin cá nhân hoặc ngừng cung cấp cho bên thứ ba;
(4)
Yêu cầu được cung cấp dữ liệu dưới định dạng cụ thể.
Nếu quý khách hàng muốn thực hiện yêu cầu liệt kê trên đây liên quan đến việc chúng tôi nắm giữ thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ liên hệ ghi tại mục 11 dưới đây. Tập đoàn EBARA sẽ chấp hành pháp luật và quy định hiện hành trong phạm vi phù hợp sau khi xác nhận danh tính của bên yêu cầu.
Mọi thắc mắc hoặc khiếu nại về việc xử lý thông tin cá nhân của Tập đoàn EBARA, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây.
Quý khách hàng có quyền phản đối cơ quan bảo vệ dữ liệu có thẩm quyền đối với nơi cư trú của quý khách hàng về việc xử lý thông tin cá nhân có liên quan theo pháp luật và quy định hiện hành. Quý khách hàng có thể tìm kiếm cơ quan bảo vệ dữ liệu tại các nước thuộc Liên minh châu Âu theo địa chỉ:
(https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en)
CÔNG TY EBARA
Địa chỉ: 11-1 Haneda-Asahi-cho, Ota-ku, Tokyo
Người đại diện: Masao Asami, Chủ tịch kiêm TGĐ
DPO/ Cán bộ Giám sát Bảo vệ Thông tin Cá nhân: Toru Nakayama, Giám đốc Công ty EBARA,
Email: contact_privacy@ebara.com
Liên hệ: Liên hệ chúng tôi tại đây.
Tập đoàn EBARA có thể sửa đổi toàn bộ hoặc một phần Chính sách Bảo vệ Thông tin Cá nhân này nếu Tập đoàn EBARA xét thấy cần thiết do có sự thay đổi về pháp luật và quy định, v.v.
Nội dung sửa đổi sẽ có hiệu lực khi được đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tập đoàn EBARA, v.v.
Ngày cập nhật cuối cùng: 01 tháng 12 năm 2022